Privacy verklaring The Perfect Fit Finance & IT-professionals B.V. (TPF)

In dit privacy statement staat beschreven hoe TPF omgaat met uw persoonsgegevens. Door TPF worden persoonsgegevens verwerkt en wij vinden een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonlijke gegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen die de AVG stelt. TPF is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking en in deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel.

Wie en wat is TPF? 
TPF is een besloten vennootschap.  TPF is een netwerkorganisatie van ervaren en hoog opgeleide interim professionals op het gebied van Finance, Informatie en Waardemanagement, waarbij het delen van kennis en relaties centraal staat. Deze professionals kunnen zorgen voor een snelle invulling van tijdelijke capaciteits- en kennisvraagstukken. De Functionaris Gegevensbescherming bij TPF is Eric Westhoek. Hij is tevens contactpersoon voor alle privacy-gerelateerde vragen en bereikbaar op eric@theperfectfit.nl of op (06) 4633 8555. Ons algemene emailadres voor communicatie over privacy is avg@theperfectfit.nl. 
 

Doeleinden van verwerking van persoonsgegevens 

Wij onderscheiden twee soorten van verwerking van persoonsgegevens namelijk enerzijds de verwerking van gegevens van relaties (opdrachtgevers, mogelijke opdrachtgevers en personen in ons netwerk) en anderzijds persoonsgegevens van (mogelijke) kandidaten voor het vervullen van posities bij relaties.

​

Relaties

Door gebruik te maken van verschillende formulieren op de website of informatie in emails laat u bepaalde gegevens bij TPF achter. Dat kunnen persoonsgegevens zijn, zoals uw naam en e-mailadres. Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken. Als u een formulier invult, of ons een e-mail of brief stuurt, dan worden de gegevens die u ons toestuurt bewaard zolang naar de aard van het formulier of de inhoud van u e-mail of brief nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan.

Deze gegevens worden verwerkt om de relatie met u te onderhouden en om opdrachten uit te kunnen voeren, of om u te informeren over een dienst of product dat interessant voor u kan zijn. Wij leggen onder meer uw NAW gegevens vast en gespreksverslagen van bezoeken, gegevens over uw deelname aan onze activiteiten en de gegevens benodigd voor de facturatie van onze diensten. Tevens bewaren wij informatie over de belangstelling voor de diensten van TPF en het bevorderen van gebruikersgemak van de website (zie verder Gebruik website analyses). Dit doen we voor effectieve en efficiënte bedrijfsvoering. De gegevens worden opgeslagen in ons CRM systeem.

​

Kandidaten

Op het moment dat wij persoonsgegevens ontvangen op de websites van TPF,

worden deze gegevens vastgelegd voor de uitvoering van onze dienstverlening. 

De volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

• Gegevens voor het leveren van onze diensten zoals bemiddeling voor interim posities en eventueel werving & selectie (vaste functies). TPF verzamelt als verantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de door jou verstrekte persoonlijke gegevens en gebruikt deze om jouw sollicitatie te verwerken en jou te helpen via TPF in contact te komen met (potentiële) vacaturehouders, zodat je gekoppeld kan worden aan één of meerdere vacatures; 

• Gegevens om geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling van een opdracht of vacature; 

• Gegevens om bij succesvolle bemiddeling te kunnen factureren richting de opdrachtgever; 

• Gegevens voor het verstrekken van (persoons)gegevens aan bepaalde derden (zoals politie, justitie en rechthebbenden) indien wij daartoe aanleiding zien op grond van wet- en regelgeving of dit Privacy reglement; 

• Gegevens voor het meten van de belangstelling voor de diensten van TPF en het bevorderen van gebruikersgemak van de website (zie verder Gebruik website analyses) 

• Gegevens om aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over onze dienstverlening en overige activiteiten; 

• De gegevens worden opgeslagen in ons kandidatensysteem. Bij succesvolle bemiddeling worden NAW en bankgegevens ook opgeslagen in onze administratie in Informer (in verband met de facturatie) en voor zzp-ers geldt dat ook de contractgegevens worden opgeslagen in een documentenbeheer systeem. 

Gegevens worden niet verwerkt buiten de EU uitgezonderd de informatie die is verkregen via cookies (zie verder Gebruik website analyses).
 

Welke gegevens vragen we ? 

Relaties

Wij vragen onze relaties uitsluitend gegevens die we nodig hebben voor het doel dat we ermee beogen. Van relaties bewaren we daarom geen bijzondere persoonsgegevens, maar uitsluitend NAW (inclusief emailadres) gegevens van de organisatie en de contactpersonen. Wij verrijken deze infomatie met onze gegevens over u die we opdoen bij gesprekken of door het zoeken naar en eventueel plaatsen van professionals.

​

Kandidaten

Wij vragen bij inschrijving (open of op een sollicitatie) naam (voornaam, tussenvoegsel en achternaam), telefoonnummer en CV. Deze gegevens hebben we nodig om te beoordelen of een vacature past, of bij een open sollicitatie, te beoordelen of wij mogelijkheden zien in de toekomst voor toekomstige vacatures en opdrachten en om over de uitkomsten van deze beoordeling te informeren. 

Elke inschrijving wordt beoordeeld en in ons systeem door ons aangevuld met informatie over specifieke vaardigheden (branchekennis) en titulatuur. Dit doen wij om zo goed mogelijk te kunnen bemiddelen. Deze informatie halen wij uit het C.V.; wij slaan dus geen extra gegevens op en rubriceren deze alleen. Eenmaal ingeschreven, zijn deze gegevens door de kandidaat te beheren via onze portal.
 

Verplichting verstrekken van gegevens 

Er is geen verplichting om gegevens te verstrekken maar dan is het ook niet mogelijk om gebruik te maken van onze dienstverlening. Immers, de genoemde gegevens zijn minimaal nodig om contact te leggen of te onderhouden, en informatie te verstrekken over onze diensten en evenementen. Voor kandidaten zijn de gegevens bovendien noodzakelijk om de geschiktheid te beoordelen voor vacatures en zowel de relatie als de kandidaat daarover te informeren. 

​

Ontvangers van gegevens

Persoonsgegevens worden nooit buiten TPF verstrekt zonder dat hierover contact is geweest. Gegevens worden, bij akkoord, alleen verstrekt aan de wervende klant of aan haar broker in het geval het tot een contract komt bij inhuur. Gegevens van relaties worden niet gedeeld buiten TPF.

 

Bewaartermijn

We bewaren gegevens in onze database in principe één jaar na opname erin. Kandidaten worden door middel van geautomatiseerde alerts op de hoogte gesteld van de bij ons bewaarde gegevens. Alleen na toestemming bewaren wij de gegevens veelal één jaar langer. 

Voor alle informatie over opdrachten en georganiseerde evenementen geldt de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Als kandidaat zzp-er sta je bij ons niet alleen als mogelijke kandidaat geregistreerd, maar ook als relatie en ontvang je ook informatie over andere activiteiten van TPF zoals de Meerdaagse Buitenland, de Midsummer BBQ en periodieke trainingen en/of ontbijtsessies. 
 

Rechten

Kandidaten kunnen door middel van een online account op onze portal inzien welke persoonsgegevens wij registreren inclusief de door ons aangevulde rubriceringen. Deze kunnen op elk gewenst moment worden gewijzigd zoals het doorvoeren van aanpassingen in CV of overige gegevens. 

Voor kandidaten en relaties geldt dat te allen tijde gegevens kunnen worden verwijderd of kunnen worden ingezien. Neem hiervoor contact op met de Functionaris Gegevensbescherming via avg@theperfectfit.nl. 

Uiteraard conformeert TPF zich aan alle rechten die geregistreerden kunnen ontlenen aan de wet. 

​

Beveiligingsniveau

TPF beschermt bewaarde persoonsgegevens en handhaaft de nauwkeurigheid ervan. Daartoe implementeert TPF naar redelijkheid fysieke, administratieve en technische veiligheidsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, onbevoegd gebruik en onbevoegde onthulling. TPF werkt alleen met gerenommeerde leveranciers. 

Gebruikers van de diensten van TPF worden er echter wel op gewezen dat het onmogelijk is om ieder ongeautoriseerd gebruik en ieder ongewild verlies van gegevens volledig uit te sluiten. TPF aanvaardt geen aansprakelijkheid indien ondanks de genomen maatregelen ingevoerde gegevens alsnog worden aangetast, verloren gaan of door ongeautoriseerde personen worden gebruikt, tenzij er ter zake daarvan sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van TPF. 
 

Instemming gebruik gegevens 

Wij veronderstellen dat u gerechtigd was om ons te informeren over persoonsgegevens (zoals maar niet beperkt tot CV’s, NAW gegevens en emailadressen) die wij van u ontvingen via de website, via emails of anderzins, en dat u ons toestemming geeft om deze gegevens voor de eerder uiteengezette doelstellingen te mogen verwerken. Kandidaten geven dit expliciet aan door akkoord te gaan met dit privacy reglement wanneer zij zich via ons online portal registreren. 

TPF behoudt zich het recht voor aangeleverde teksten in te korten, te verwijderen of de invoerder ervan nadere aanwijzingen voor aanpassingen daarvan te geven. TPF zal de ontvangen gegevens voor geen enkel ander doel gebruiken dan hierboven weergegeven. 
 

Gebruik website analyses

 Deze website maakt gebruik van website analyses die gebruik maken van “cookies” (tekstbestandjes die op jouw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over gebruik van de website (met inbegrip van IP-adres) wordt overgebracht naar en opgeslagen op servers die ook in de Verenigde Staten kunnen staan. AWStats gebruikt deze informatie om bij te houden hoe de website wordt gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik. AWStats zal het IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover zij beschikken. Het gebruik van cookies kan worden geweigerd door in de browser de daarvoor geldende instellingen te kiezen. Door gebruik te maken van deze website hebben wij toestemming voor het verwerken van de informatie door AWStats op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven. 

​

Wijzigen privacy reglement

TPF kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar Privacyreglement. Het meest actuele Privacyreglement is te allen tijde in te zien op de website van TPF.