Iedere keer vind ik het weer opmerkelijk om te zien dat organisaties vasthouden aan sturings- en verantwoordingsmodellen die zijn ontwikkeld voor een heel andere tijd. De meeste van die modellen functioneren uitstekend in stabiele en geordende omgevingen. Maar veel omgevingen van organisaties voldoen in 2022 niet meer aan dat criterium.
De omgeving verandert onvoorspelbaar en steeds sneller
Sturingsmiddelen zijn effectief als ze aansluiten op de omgeving waarin we ze gebruiken. We leven al twee decennia in een tijd waar de reële wereld en de digitale wereld naast elkaar bestaan en elkaar ongekend beïnvloeden en veranderen. Het is in de afgelopen 20 jaar zeer dynamisch geworden met veel interacties door nieuwe verdienmodellen, slimme algoritmes, sociale media en nieuwe technieken.
In een dergelijke complexe en volatiele omgeving werkt voor veel organisaties het vasthouden aan oude compliance regels niet meer. Plannen blijken de gestolde werkelijkheid te zijn van wat we eerder dachten te weten van het hier en nu.
Waarna een repeterende en tijdrovende exercitie volgt van het verantwoorden van de verschillen. Ondertussen moet diezelfde organisatie om ‘in control te zijn’ voortdurend anticiperen op zich voordoende wijzigingen. En dan piept en kraakt het systeem vaak onder haar eigen compliance. Met het constant achterom kijken voor de verantwoording staan we teveel met de rug naar de toekomst.
Een ongeordende omgeving
In dynamische omgevingen is de ‘Agile’ manier van werken niet voor niets succesvol opgekomen. Door steeds kleine stappen te zetten, te beschouwen, en dan bewust een volgende stap te zetten kan men wendbaar anticiperen. Er ontstaan tussenproducten die we bij de start nog niet voor mogelijk hielden. De werklijn is uitproberen-waarnemen-reageren. De beschikbare middelen (budget en FTE’s) zijn gefixeerd en vragen verder geen control. Het werkt vaak én inspirerend én productief.
Maar het is tegelijkertijd wel radicaal anders. Je accepteert -in delen van de organisatie- dat vooraf niet meer precies vaststaat wat je krijgt, wanneer het klaar is en wat het gaat kosten.
Organisaties hebben in een dynamische omgeving baat bij veel meer focus op de visie, portfoliomanagement voor selecties, het vaststellen van slimme strategieën en het meten van outcomes en-non financial- benefits voor de stakeholders.
Een geordende omgeving
In een geordende productie- of dienstverleningsomgeving blijft de vertrouwde PDCA nog steeds de beste aanpak.
Simpel gezegd: als je de badkamer of het hele huis wil laten verbouwen wil je vooraf van de aannemer weten wat het gaat kosten, wanneer het klaar is en welke tegels er op de muur komen. Maar dat is nou net het verschil tussen de ordelijke repetitieve omgeving van een aannemer en de complexe omgeving van bijvoorbeeld een minister.
Disruptieve omgevingen
De COVID-pandemie is, met alle ellende voor iedereen, het perfecte voorbeeld van een disruptieve chaotische omgeving.
Besluitvormers hebben voortdurend te anticiperen op weer nieuwe ontwikkelingen en veranderende inzichten met vaak ontwrichtende gevolgen. Het is voortdurend: handelen, waarnemen en dan reageren. De persconferentie is net voorbij of er komt een nieuwe verstoring uit een onverwachte hoek. We leren steeds weer wat bij en soms zijn we ook wel hardleers. Alleen achteraf kunnen we prima aangeven wat de goede besluiten hadden moéten zijn.
Lange termijnplannen kunnen valkuilen worden
De valkuil ook bij deze pandemie is het toch willen maken van een lange termijnplan inclusief blauwdruk. Het klinkt zo daadkrachtig: we gaan eindelijk eens orde scheppen. Maar het blijven vasthouden aan een eenmaal vastgesteld plan is mogelijk juist hét recept voor chaos.
Je hebt meer aan organisaties die op ruime sterkte zijn gebracht en middelen die beschikbaar zijn die je vervolgens op de korte termijn wendbaar kan inzetten. De inefficiënties door een teveel aan capaciteit betalen zich dan mogelijk ruimschoots terug in de maatschappelijke benefits. Waar we als maatschappij volgend jaar staan zal hoe dan ook uniek, niet reproduceerbaar en ook weer eenmalig blijken te zijn.
Meerdaagse training
Voor iedereen die hier het zijne/hare van denkt … in de loop van 2022 organiseert de TPF Academy de Meerdaagse: ‘Hoe ga je om met onvoorspelbaarheid’ om te kijken naar soms fundamenteel andere aanpakken dan we gewend zijn. Overigens; uiteraard met inachtneming van dan geldende restricties, maar naar wij hopen wel in het buitenland.
Het boek ‘Ontgroeven’ van Kees Tillema (een van de trainers) belooft dat het ongemakkelijk en daarom wel eens heel leerzaam kan worden..…en is dat niet ook de basisgedachte achter de permanente educatie?
Dit blog is geschreven door Theo van Kessel, TPF-partner, en maakt deel uit van de nieuwsbrief die in januari 2022 is gepubliceerd.