In de nieuwsbrief van december beschrijft TPF-partner Diederik van Kolfschoten de meerwaarde van het werken met Power BI. "Niet zomaar een rapportagetool, maar wel eentje die recht doet aan de mogelijkheden stevig in te zetten op analyse", zo belooft hij.
In deze case maakt hij inzichtelijk waarin 'm die meerwaarde zit. Wat volgt is geen technische beschrijving, maar wel een uitgebreide inhoudelijke verdieping van de voordelen. Power BI wordt hier ingezet als veelzijdige rapportagetool in een internationale projectenomgeving.
Wil je meer informatie over de mogelijkheden voor een vergelijkbaar project of ben je op zoek naar Incompany trainingen met betrekking tot Power BI (die Diederik verzorgt met zijn bedrijf CDTT), zoek dan contact met ons via info@tpf-network.nl. Wij helpen jou graag verder!
Veel leesplezier!
Intro
Water BV is de fictieve naam van een projectenorganisatie die jaarlijks ontwikkelingsprojecten uitvoert op het gebied van SDG6 (schoon drinkwater voor iedereen) en die de aangeboden fondsen zo efficiënt mogelijk in wil zetten. De projectorganisatie heeft in 2021 Microsoft Power BI wereldwijd in gebruik genomen met als doel om de kwartaalrapportage en andere rapportages te automatiseren. Halverwege het jaar 2021 heeft de organisatie per project de winst-en-verliesrekening, de kwartaalrapportage met alle KPI’s en de financiële rapportage voor de opdrachtgevers geautomatiseerd.
De hele organisatie werkt nu dagelijks met Power BI. De nieuwe Power BI rapportages hebben aantoonbaar een besparing in tijd en kwaliteit opgeleverd en hebben grote impact op de organisatie omdat de directeur en het MT de organisatie sturen op basis van de kwartaalrapportages en andere rapportages in Power BI.
Voorheen werden de rapportages in Excel opgemaakt en waren deze niet voldoende eenduidig en betrouwbaar. Daarnaast kostte het erg veel tijd om deze rapportages, op basis van bronnen uit SAP, Sharepoint en diverse Excel-bestanden op te bouwen. Elke maand weer waren 4 controllers daar circa 4 dagen per persoon mee bezig. Met de komst van Power BI is al het bestaande Excel rapportage werk volledig geautomatiseerd!
Automatisering van de maand- en kwartaalrapportages met Power BI
Water BV (een joint venture van een 2-tal waterbedrijven) voert wereldwijd (ontwikkelings-) projecten uit op het gebied van drinkwatervoorzieningen in 3e wereldlanden. De kosten van deze projecten worden gefinancierd door o.a. de Nederlandse waterbedrijven, ontwikkelingsfondsen, giften en donaties en geld van professionele sponsoren en donoren.
Vanuit het hoofdkantoor in Utrecht wordt de projectorganisatie aangestuurd en voorzien van de nodige (financiële) stuurinformatie. Vanuit kantoor zorgen een aantal regio controllers, een project support office en programma controllers voor de periodieke informatievoorziening.
De projecten van Water BV worden uitgevoerd in de regio’s, Midden en Zuid Amerika, Azie, Noord Afrika, Centraal Afrika en Zuid Afrika. Op dit moment spelen er ruim 80 actieve projecten die een omvang kunnen hebben van vele miljoenen €, over meerdere jaren. De projecten worden veelal met lokale partners en partijen uitgevoerd en zijn vooral bedoeld om de toegankelijkheid tot schoon drinkwater en betere sanitaire voorzieningen in regio’s te verbeteren. Daarmee passen de projecten in de Sustainable Development Goals (SDG6) van de United Nations.
Tot voor kort werden de maandelijkse rapportages en de periodieke (kwartaal) reviews gecommuniceerd middels arbeidsintensieve (en fout gevoelige) Excelrapportages. Hierdoor waren de controllers elke maand voor hun eigen regio enkele dagen in de weer met het verzamelen van alle gegevens om die vervolgens middels Excel draaitabellen en rapporten via mail en PDF te verspreiden aan de projectmanagers ter plaatse. Voor de kwartaalreviews moesten de projectmanagers in het veld vragenlijsten over hun (donor specifieke) KPI’s aan het hoofdkantoor melden zodat deze voor de review vertaald konden worden naar PowerPoint en Excel rapportages.
Door deze werkwijze ging veel tijd zitten in het verzamelen en opstellen van rapportages en bleef er weinig tijd over voor de kwalitatieve en inhoudelijke analyses. Daarnaast gingen vaak verschillende versies heen en weer via de mail en waren de project managers voor detail vragen afhankelijk van hun controller en v.v.
In het kader van zijn afstudeerscriptie (Register Controller Erasmus Universiteit Rotterdam) heeft van een van de controllers onderzoek gedaan naar vormen van Business Process Automation en Business Intelligence om te bekijken in hoeverre deze methoden bij zouden kunnen dragen aan een verbetering van de management informatie voorziening binnen Water BV.
Water BV maakt gebruik van de basis administratie in SAP van één van de moederbedrijven maar heeft geen rechtstreekse toegang tot het technische domein. SAP exports moeten dan ook via een omweg naar het eigen domein overgehaald worden. Daarnaast maakt men veelvuldig gebruik van lijsten en bestanden die men bijhoudt op het Sharepoint domein. Het betreft dan bijvoorbeeld de projectkenmerken, begrotingsoverzichten en KPI targets. Al deze informatie werd maandelijks in een Excel projectenrapportage verwerkt waarbij elke regio controller veelal zijn eigen vorm aanhield. Het was de wens om een eenduidige management rapportage op te zetten die makkelijk gedistribueerd kon worden en die zonder veel inspanning (dus geautomatiseerd) maandelijks geüpdatet kon worden. Een andere voorwaarde was dat de controllers en het project support office graag in een omgeving wilden blijven werken die goed aansluit bij de reeds in gebruik zijnde Microsoft producten, zoals MS Office 365, Sharepoint en Teams. Op basis van deze wensen is besloten om de mogelijkheden van Power BI te gaan verkennen en indien mogelijk te gebruiken.
Als eerste stap hebben 2 van de controllers een training gevolgd in het opzetten en gebruik van Power BI dashboards. Met de opgedane kennis is geïnventariseerd welke stappen er nodig zijn om de bestaande projectrapportages om te zetten naar Power BI. Daarbij is in eerste instantie gekozen voor de maandelijkse projectrapportages en de kwartaalreview rapportage. Omdat tijdens de verbouwing de keuken wel open moest blijven is er besloten om een externe Power BI consultant in te huren om het proces te begeleiden en mee te helpen aan het opzetten en bouwen van de infrastructuur en de rapportages.
Wat is er bereikt?
Vanuit een lokale werkomgeving (gesynchroniseerde One-drive bestanden en Sharepoint lijsten) was de eerste stap het opzetten van een toegangspagina waar elke projectmanager, regiodirecteur en/of controller zijn/haar projecten kan vinden. Met behulp van de drill through functionaliteit van Power BI kan men vervolgens inzoomen op specifieke detailoverzichten van het project.
Afbeelding: de toegangspagina
Met behulp van slicers (waaronder ook nog een extra verborgen slicer panel), de projectenlijst of de kaart kan snel elke selectie van projecten of een project gemaakt worden. Het KPI paneel in de rechter bovenhoek past zich automatisch aan aan de filter selectie. Vervolgens kan met behulp van drill through een van de detailpagina’s van het geselecteerde project worden opgevraagd.
In de eerste opzet zijn de verschillende maandelijkse financiële pagina’s toegevoegd (WBS report, Financial Report, WWX report). Vanuit deze pagina’s is het mogelijk om naar SAP transactie gegevens door te drillen door te kiezen voor de drill through optie SAP details.
In een volgende versie is de Business Review toegevoegd. Op deze pagina is het project inzichtelijk gemaakt met cijfers per kwartaal. Daarnaast kunnen (moeten) de projectmanagers hier ook hun kwalitatieve info (Narratives) invoeren. Dat gebeurt inmiddels via Power Apps die de projectmanagers kunnen (moeten) gebruiken om deze Narratives en andere periodieke KPI/project info rechtsreeks in het Power BI Dashboard in te voeren.
De Business Review report pagina is inmiddels 4 pagina’s groot en wordt elk kwartaal gebruikt om (online) met het management en de project manager ter plaatse de voortgang van het project te reviewen. Alle relevantie informatie wordt automatisch opgehaald en berekend uit de bestaande bronnen. Waar voorheen dus elke kwartaal circa 80 review rapportages moesten worden opgezet door het project support office gaat dat nu geheel automatisch. De winst? Tijd en kwaliteit!
De projectmanagers op locatie kunnen op elk gewenst moment (grote tijdsverschillen met Azië en Zuid Amerika) de meest recente informatie van hun project(en) inzien via de Power BI service, tot op transactieniveau van de afgesloten maanden. In een van de schattingen voor het onderbouwen van de business case is sprake van een jaarlijkse besparing van bijna 200 Excel dagen die niet meer nodig zijn nu het systeem in deze fase volledig geautomatiseerd is.
Afbeelding: de jaarlijkse besparing in dagen in beeld
De uitdagingen!
Veel data was gesegmenteerd beschikbaar ergens op Sharepoint. De begroting zit NIET in SAP maar is opgeslagen in een gemengd format in een Excel bestand. Hoe maak je daar een bruikbaar bronbestand van? De SAP data is alleen beschikbaar als export van achter een andere Citrix-omgeving.
De projectkarakteristieken worden handmatig bijgehouden in een Sharepointlijst, met kans op typefouten en dus koppelingsproblemen in het datamodel (Profitcenter code is leading key).
Veel donor specifieke targetinformatie met betrekking tot KPI’s is verspreid over Excel files en op een niet genormaliseerd manier vastgelegd.
Power Query als ETL tool is hier echt een uitkomst want er mocht niet (te veel) getornd worden aan de gebruikelijke werkwijzes. Veranderingen zijn lastig door te voeren bij zo’n divers wereldwijd gezelschap.
Uiteindelijk is het gelukt om alle bestaande invoer/bronnen vast te leggen en ook enigszins te beschermen tegen invoer fouten (data validatie functies in Excel). Van een lokale One-drive versie waar alle bestanden eerst gesynchroniseerd moeten worden voordat het dashboard handmatig geüpdatet en vervolgens telkens opnieuw gepubliceerd moest worden is de situatie nu zo dat alle data 6 x per dag automatisch in de Power BI service vanaf Sharepoint gerefreshed wordt en dat een controller nog 2 x om een ad-hoc update kan vragen via de Power Automate visual in Power BI.
Iedereen kan dus al zijn tijd steken in het analyseren en beoordelen in plaats van in het samenstellen en distribueren!
Next steps
Nu dit systeem enige tijd gebruikt wordt komen er ook nieuwe ideeën en verzoeken uit het veld voor meer informatie via de dashboards.
Zo is er inmiddels een koppeling naar een report waarin de project managers zelf de betaalstatus van de inkoopfacturen van hun onderaannemers kunnen bekijken. Voorheen moesten zij hiervoor de administratie lastig vallen of hun controller bellen. Nu kunnen zij op elk moment de status van de inkoopfacturen inzien en bij hun lokale onderaannemers en partners aangeven of een betaling al gedaan is of op korte termijn zal plaatsvinden.
Daarnaast worden de Business Review pagina’s inmiddels uitgebreid met extra project informatie zoals een medewerkers overzicht en een kwaliteitsdiagram. Deze onderdelen zijn inmiddels gerealiseerd.
Voor de nabije toekomst zal er zwaarder ingezet gaan worden op de support van Power Apps om de gewenste kwalitatieve en kwantitatieve gegevens in te laten voeren door de project managers. Daarnaast wordt er ook nagedacht over hoe de sponsors en donoren (dus externe stakeholders) betrokken kunnen worden bij de informatie voorziening.
De voordelen voor Water BV
Daar waar het elke maand en elk kwartaal veel tijd en moeite kostte om betrouwbare management rapportages bij de verschillende key players te krijgen gaat dat nu volledige geautomatiseerd.
Winst: Tijd en Kwaliteit en 24/7 wereldwijd toegankelijke project informatie op basis van “One version of the truth”!
Er is meer tijd voor analyse en beoordelen en er is nu rust en tijd om verder na te denken over verbeteren en uitbreiding van de management rapportages.
Informatie met betrekking tot voortgang en kwaliteit van de projecten is nu sneller inzichtelijk en beschikbaar waardoor beter en sneller geacteerd kan worden op ongewenste situaties of juist versneld kan worden bij gewenste situaties. Dit komt de SDG targets ten goede en dus kunnen de fondsen efficiënter ingezet worden voor het behalen van de doelen!